Kai viską darote patys: atsakomybė ar vadovavimo spąstai?

„Man greičiau pačiai padaryti.“

Šitą sakinį girdžiu dažnai. Iš vadovių, mažo verslo savininkių, komandų lyderių, projektų vadovių. Ir jis dažniausiai turi rimtą pagrindą. Tikrai kartais greičiau pačiai atsakyti klientui, pataisyti tekstą, priminti terminą, sužiūrėti sąskaitą ar priimti sprendimą, kol kiti dar aiškinasi, nuo ko pradėti.

Trumpuoju laikotarpiu tai atrodo kaip atsakomybė. Jūs rūpinatės kokybe, klientais, komanda, savo vardu. Nenorite klaidų, nesusipratimų, praleistų terminų ar situacijos, kai paskui vis tiek reikės taisyti.

Bet ateina momentas, kai tas pats gebėjimas viską padaryti pradeda Jums trukdyti. Tada verta paklausti: ar Jūs vis dar atsakingai vadovaujate, ar jau patekote į vadovavimo spąstus?

Kai atsakomybė tyliai pavirsta kontrole

Atsakomybė vadovavime yra būtina. Be jos prasideda chaosas, nutylėjimai ir tas keistas „aš galvojau, kad kažkas kitas padarys“. Tačiau atsakomybė turi pavojingą kaimynę – kontrolę.

Skirtumas tarp jų ne visada matomas iš išorės. Ir atsakingas, ir kontroliuojantis vadovas gali būti darbštus, reiklus kokybei, greitai reaguojantis į problemas. Iš šalies abu atrodo kaip žmonės, kuriems rūpi.

Skirtumas prasideda viduje.

Atsakingas vadovas klausia: „Kokio rezultato siekiame ir ko reikia, kad žmogus galėtų jį pasiekti?“ Kontroliuojantis vadovas dažniau galvoja: „Jeigu pati neprižiūrėsiu, bus blogai.“

Kai veikia atsakomybė, atsiranda aiškūs susitarimai: kas ką daro, iki kada, kokio rezultato tikimės, kada reikia pasitarti, o kada žmogus gali spręsti pats. Kai veikia kontrolė, beveik viskas grįžta pas vadovą.

Darbuotojas klausia – Jūs atsakote. Klientas nepatenkintas – Jūs gesinate. Kažkas neaišku – Jūs paaiškinate. Kažkas suklydo – Jūs pataisote.

Po kurio laiko vadovas jau nebe vadovauja, o tampa gyvu informacijos centru ir kokybės kontrolės skyriumi viename asmenyje. Skamba kandžiai, bet daug vadovų taip gyvena. Tik vadina tai atsakomybe.

Kodėl komanda nustoja galvoti pati?

Čia atsiranda paradoksas. Vadovas, kuris labai stengiasi viską suvaldyti, pats gali sukurti aplinką, kurioje kitiems nebereikia augti taip greitai, kaip galėtų.

Jeigu Jūs labai greitai randate sprendimą, kiti gali nespėti pagalvoti. Jeigu labai tiksliai matote klaidas, žmonės gali pradėti rodyti tik tai, kas jau nugludinta. Jeigu visada turite atsakymą, komanda gali priprasti ateiti ne su savo sprendimais, o su klausimu: „Ką man daryti?“

Tada vadovas pyksta: „Kodėl jie patys negalvoja?“

O čia verta sustoti. Ar jie turėjo progą mokytis galvoti? Ar jiems buvo duota aiški atsakomybės riba, kurioje galima bandyti, pasitarti, klysti ir pamažu stiprėti? Ar kiekvieną kartą, kai atsirado neaiškumas, vadovas neperėmė vairo per anksti?

Lyderystės praktikoje aiškiai matyti: žmonės daugiau atsakomybės prisiima tada, kai supranta lūkesčius, žino savo sprendimo ribas ir gali klausti, kol mokosi veikti savarankiškai.

Todėl delegavimas nėra „imk ir daryk“. Delegavimas yra aiškumo sukūrimas.

Kodėl taip sunku paleisti?

Mažame versle ar augančioje komandoje delegavimas dažnai turi asmeninį sluoksnį. Verslas, paslauga ar komanda nėra tik procesų lentelė. Ten yra Jūsų idėja, vardas, reputacija, nemiegotos naktys, klientų pasitikėjimas ir labai daug vidinės atsakomybės.

Todėl perduoti dalį darbų kitam žmogui kartais reiškia daugiau nei perduoti užduotį. Atrodo, kad perduodate dalelę savęs.

Kažkas kitas kalbės su klientu. Kažkas kitas parašys tekstą. Kažkas kitas priims sprendimą. Ir viduje sujuda nerimas: o jeigu sugadins, o jeigu klientas nusivils, o jeigu padarys ne taip, o jeigu nukentės mano vardas?

Šitas nerimas nereiškia, kad Jūs nemokate vadovauti. Jis reiškia, kad Jums rūpi. Tik vien rūpestis negali būti valdymo sistema.

Jeigu žmogui nesaugu klausti, jis slėps neaiškumą. Jeigu nesaugu suklysti, jis lauks Jūsų sprendimo. Jeigu nesaugu parodyti nebaigtą rezultatą, jis atneš darbą tada, kai jau bus sunku ką nors pakeisti.

Ir tada vadovas vėl pagalvos: „Geriau būčiau padariusi pati.“

Taip ratas užsidaro.

Per daug atsakomybės nėra tik laiko planavimo problema

Kai viskas laikosi ant vieno žmogaus, dažniausiai pirmiausia bandome taisyti laiką. Nusipirkti naują planuoklį, dar vieną programėlę, gražesnį kalendorių, spalvotus lipdukus. Nieko prieš lipdukus, bet jie neišgelbės sistemos, kuri per ilgai laikosi ant Jūsų nugaros.

Vadovo kasdienybėje tai atrodo labai konkrečiai: daug sprendimų, daug kontrolės, daug skubių klausimų, daug atsakomybės, bet mažai pagalbos, aiškių procesų ir realaus pasidalijimo darbais.

Tokiu atveju problema nebūtinai yra „aš nemoku planuoti laiko“. Kartais problema yra „aš per ilgai dirbu taip, lyg viskas priklausytų tik nuo manęs“.

Ir jeigu sąžiningai – kartais taip dirbti net malonu. Malonu būti reikalingai. Malonu žinoti geriausiai. Malonu išgelbėti situaciją. Malonu išgirsti: „Be Jūsų nebūtume padarę.“

Tik ilgainiui tai tampa spąstais. Nes komanda, klientai ir procesai pradeda suktis aplink vieną žmogų. O tas žmogus, net ir labai stiprus, nėra nei amžinas variklis, nei papildomas serveris debesijoje.

Nuo ko pradėti deleguoti aiškiau?

Pradėti verta ne nuo didžiausio ir jautriausio darbo. Tai dažna klaida. Vadovas ilgai nieko neperduoda, tada pavargsta, staiga atiduoda per daug, nusivilia rezultatu ir grįžta į seną tvarką.

Daug sveikiau pradėti nuo pasikartojančių darbų. Jeigu kažką darote nuolat, ten jau prašosi procesas, šablonas, instrukcija arba aiškus atsakomybės perdavimas.

Tai gali būti pirminiai atsakymai klientams, registracijų administravimas, informacijos surinkimas prieš pasiūlymą, susitikimų derinimas, sąskaitų paruošimas, priminimai, techninis įrašų sukėlimas ar kitos smulkmenos, kurios po vieną atrodo nekaltos, bet kartu suvalgo pusę vadovo galvos.

Svarbu perduoti ne tik darbą, bet ir aiškumą:

koks rezultatas reikalingas;
iki kada jis turi būti padarytas;
kokius sprendimus žmogus gali priimti pats;
kada reikia pasitarti;
kaip atrodys gerai atliktas darbas.

Pavyzdžiui, vietoj „pasirūpinkite klientu“ galima sakyti:

„Paruoškite klientui atsakymą, kuriame būtų kaina, terminas, ką jis gauna ir koks siūlomas kitas žingsnis. Pirmus tris kartus atsakymą peržiūrėsime kartu, o po to sutarsime, ką jau galite siųsti savarankiškai.“

Toks sakinys nėra ilgas, bet jame yra vadovavimo. Žmogus supranta ne tik užduotį, bet ir mokymosi procesą. Vadovas nepraranda kokybės, bet kartu nepalieka savęs amžino tikrintojo pozicijoje.

Praktinis pasitikrinimas sau

Jeigu ši tema Jums pažįstama, pasiimkite lapą ir atsakykite į kelis klausimus.

Ką šiuo metu darote patys, nors tai nebūtinai turėtų būti Jūsų darbas?

Ką galėtumėte perduoti iš dalies, palikdami tarpinius patikrinimus?

Ką jau laikas paleisti visiškai, nes tas darbas nebeatitinka Jūsų vadovo vaidmens?

Kokios pagalbos, instrukcijos ar aiškumo reikia žmogui, kuriam tai perduotumėte?

Kokia Jūsų pačių baimė įsijungia, kai pagalvojate apie perdavimą?

Paskutinis klausimas ypač svarbus. „Nėra kam perduoti“ kartais tikrai reiškia, kad nėra kam. Bet kartais tai reiškia: „Aš dar nieko neišmokiau.“

„Jie nesugebės“ kartais tikrai reiškia, kad trūksta kompetencijos. Bet kartais tai reiškia: „Man sunku paleisti savo būdą kaip vienintelį teisingą.“

Vadovavimas prasideda tada, kai galime pamatyti šį skirtumą be savęs kaltinimo.

Svarbiausia ne tai, kiek padarote patys

Jeigu viską darote patys, tai dar nereiškia, kad esate blogi vadovai. Greičiausiai esate atsakingi, darbštūs, jautrūs kokybei ir įpratę nelaukti, kol kažkas kitas išspręs problemą.

Tačiau tai, kas padėjo pradėti, nebūtinai padės augti.

Brandesnis klausimas skamba ne „kaip man viską suspėti?“, o „ką turiu aiškiau sutarti, kad ne viskas priklausytų nuo manęs?“

Jeigu jaučiate, kad per daug darbų, sprendimų ir atsakomybės laikote savo rankose, verta sustoti anksčiau, nei viskas pradeda degti.

Individualioje mentorystės ar koučingo sesijoje galime kartu pasižiūrėti, kas iš tiesų turi likti Jūsų rankose, ką jau laikas perduoti komandai, kur trūksta aiškių susitarimų, o kur tiesiog įsijungia senas įprotis viską tempti pačiai.

Parašykite man, jei norite aiškiau susidėlioti savo vadovavimo vaidmenį ir pradėti paleisti tai, kas jau seniai nebeturėtų gulėti tik ant Jūsų pečių.